ICS2: una descripción demasiado simple puede complicar la entrada de tu mercancía en Europa

“Parts”.

“Accessories”.

“Samples”.

“Electronics”.

Durante años, descripciones así han aparecido en facturas, instrucciones de embarque y documentación de transporte sin llamar demasiado la atención.

Hoy pueden convertirse en un problema.

Con la implantación de ICS2 (Import Control System 2), la Unión Europea exige información mucho más precisa sobre las mercancías antes de su llegada. El objetivo es poder realizar un análisis de seguridad anticipado y detectar riesgos antes de que la carga entre en territorio europeo.

Y esto está cambiando algo aparentemente tan sencillo como la forma de describir lo que estamos enviando.

¿Qué es ICS2 y por qué debería importarte?

ICS2 es el sistema europeo mediante el cual se presenta la Declaración Sumaria de Entrada (ENS) para las mercancías que entran o transitan por el territorio aduanero de la Unión.

No estamos hablando de un procedimiento que empieza cuando el contenedor llega al puerto o cuando el camión cruza la frontera.

La información debe transmitirse antes de la llegada de la mercancía y, dependiendo del modo de transporte, incluso antes de su carga o salida.

Actualmente ICS2 abarca los distintos modos de transporte: aéreo, marítimo, carretera y ferrocarril.

Esto significa que la calidad de los datos proporcionados en origen adquiere mucha más importancia.

“Repuestos” ya no dice suficiente

Imaginemos una expedición procedente de Asia.

En la documentación aparece:

Description: Spare parts.

Para una conversación comercial puede resultar comprensible.

Para un sistema de análisis de riesgos aduaneros, no necesariamente.

¿Repuestos de qué?

¿Para automóviles?

¿Para maquinaria industrial?

¿De plástico?

¿De acero?

¿Componentes eléctricos?

Cuanto más genérica sea la descripción, menos información tiene Aduanas para saber qué está entrando realmente en la Unión Europea.

Por eso expresiones como parts, goods, accessories, samples, equipment o miscellaneous pueden resultar insuficientes si no permiten identificar correctamente la naturaleza de la mercancía.

Una descripción como:

“Steel hydraulic pump components for industrial machinery”

aporta una información completamente diferente a:

“Parts”.

Parece un detalle menor.

Hasta que la expedición queda pendiente de aclaraciones.

El problema suele empezar mucho antes de que llegue la mercancía

Aquí aparece uno de los aspectos más interesantes de ICS2.

Muchas incidencias no nacen en Europa.

Nacen cuando el proveedor prepara la información de la expedición.

El fabricante envía unos datos al exportador.

El exportador los transmite al transitario de origen.

La naviera, aerolínea o transportista recibe esa información.

Posteriormente esos datos terminan formando parte de las declaraciones necesarias para que la mercancía pueda entrar en Europa.

Si el primer dato era malo, digitalizarlo no lo convierte en bueno.

Simplemente permite que el error viaje más rápido.

Por eso la calidad documental empieza a convertirse en una parte cada vez más importante de la logística internacional.

¿Qué puede ocurrir si la información no es suficiente?

No significa que cualquier descripción mejorable vaya a dejar automáticamente una mercancía bloqueada en frontera.

Pero una ENS con datos incompletos, inconsistentes o insuficientes puede generar rechazos, solicitudes de información adicional, intervenciones o retrasos en el proceso.

Y aquí está la cuestión importante para cualquier importador:

cuando Aduanas necesita aclarar algo, el tiempo empieza a correr.

Hay que localizar al proveedor.

Confirmar exactamente qué mercancía contiene el envío.

Corregir o completar información.

Coordinar nuevamente con las partes implicadas.

Y hacerlo mientras la carga ya forma parte de una operación internacional en marcha.

Lo que en origen podía resolverse con un correo de cinco minutos puede convertirse después en horas —o más— de coordinación.

No es solo la descripción

Aunque probablemente sea el ejemplo más fácil de entender, ICS2 exige mucho más que escribir correctamente el nombre de la mercancía.

Entre los datos que pueden resultar relevantes están la identificación adecuada de las partes que intervienen en la operación, información sobre expedidor y destinatario, datos del transporte, descripción precisa de la mercancía y su clasificación arancelaria cuando corresponda.

También ha ganado importancia el EORI de los operadores europeos implicados.

Todo esto persigue el mismo objetivo:

que las autoridades puedan entender con suficiente antelación qué mercancía viene, quién la envía, quién la recibe y cómo llegará a Europa.

¿Quién es responsable entonces?

Aquí es donde la operativa se vuelve más interesante.

En una importación pueden participar fabricante, exportador, transitario de origen, naviera o aerolínea, transitario de destino, importador y representante aduanero.

Cada uno maneja una parte de la información.

Por eso ICS2 no debería entenderse simplemente como “un trámite que hará el transportista”.

El operador que presenta la ENS necesita disponer de datos correctos.

Y para conseguirlos depende, en muchas ocasiones, de información facilitada previamente por otras empresas de la cadena.

El importador tiene aquí una capacidad de prevención importante: conseguir que su proveedor sepa desde el principio qué información debe proporcionar.

Una comprobación antes de embarcar puede ahorrar muchos correos después

En LeoProex trabajamos diariamente con documentación procedente de proveedores, agentes, navieras, aerolíneas, transportistas e importadores de diferentes países.

Y cada vez hay algo más claro:

una buena operación logística empieza mucho antes de mover físicamente la mercancía.

Empieza con información correcta.

Por eso recomendamos revisar antes del embarque cuestiones aparentemente sencillas:

¿La descripción identifica realmente el producto?

¿Los datos del expedidor y destinatario son correctos?

¿El EORI que corresponde está disponible?

¿La clasificación de la mercancía es coherente?

¿La información que tiene el proveedor coincide con la que recibirá el transportista?

Son comprobaciones pequeñas.

Pero realizadas antes de la salida pueden evitar una cadena bastante más grande de incidencias después.

En logística, dos palabras pueden marcar la diferencia

Durante mucho tiempo hemos hablado de optimizar rutas, negociar fletes, reducir tiempos de tránsito o elegir el mejor modo de transporte.

Todo eso sigue siendo fundamental.

Pero sistemas como ICS2 introducen otra variable en la ecuación:

la calidad del dato.

Porque una mercancía puede tener espacio confirmado.

Puede tener el transporte reservado.

Puede salir de fábrica puntualmente.

Puede incluso llegar a Europa según lo previsto.

Y aun así encontrarse con un problema porque alguien, miles de kilómetros atrás, decidió que escribir “parts” era suficiente.

En LeoProex ayudamos a nuestros clientes a coordinar transporte, documentación y operativa aduanera para que la información viaje correctamente junto con la mercancía.

Porque en comercio internacional cada vez importa más saber dónde está tu carga.

Pero también cómo la has descrito antes de que llegue.